Privacyverklaring

Wie wij zijn

IMFUEL, handelend onder de naam Signasys, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven, tenzij hieronder uitdrukkelijk anders staat. Je bereikt ons via:

• Vestigingsadres: Capelle aan den IJssel
• KvK-nummer: 53162994
• Btw-identificatienummer: NL001642466B97
• E-mail: support@signasys.nl
• Website: signasys.nl

Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor bezoekers van signasys.nl, voor mensen die contact met ons opnemen, voor contactpersonen van (potentiële) klanten en bureaus en voor gebruikers die inloggen in de Signasys-applicatie. Signasys is een dienst voor bedrijven en organisaties. We richten ons niet op consumenten en verwerken bewust geen gegevens van kinderen.

Signasys heeft twee rollen. Voor de gegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, zoals de website, de klantadministratie en de beveiliging van de applicatie, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke; daarover gaat deze verklaring. Voor de inhoud die klanten in de applicatie zetten en voor de gebruikers die zij aanmaken, zijn wij verwerker in opdracht van die klant; daarover lees je meer onder het kopje Gegevens die klanten in de applicatie zetten.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Hieronder staat per doel welke gegevens we verwerken, op welke grondslag uit artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) we dat doen en hoe lang we de gegevens bewaren.

Gerechtvaardigd belang en het verstrekken van gegevens

Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, hebben we afgewogen dat ons belang (het beveiligen van onze systemen, het beantwoorden van vragen en een normale bedrijfsvoering) zwaarder weegt dan de gevolgen voor jouw privacy, mede omdat we weinig gegevens verwerken, die niet voor andere doelen gebruiken en niet met derden delen anders dan hieronder beschreven. Je kunt tegen deze verwerkingen bezwaar maken; zie het kopje Jouw rechten.

Je bent niet wettelijk verplicht gegevens aan ons te verstrekken. Zonder de gegevens die bij een doel staan kunnen we die dienst echter niet leveren: zonder e-mailadres kunnen we bijvoorbeeld geen account aanmaken of je vraag beantwoorden.

Gegevens die klanten in de applicatie zetten

Klanten en bureaus plaatsen in de applicatie de inhoud van hun nieuwsbrieven: teksten, afbeeldingen, logo's en links. Die inhoud kan persoonsgegevens bevatten, zoals foto's of namen van medewerkers of een citaat van een klant. Daarnaast maken klanten en bureaus accounts aan voor hun eigen medewerkers en andere gebruikers.

Voor deze gegevens bepaalt de klant het doel en de middelen van de verwerking: de klant is verwerkingsverantwoordelijke en Signasys is verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend in opdracht van de klant om de applicatie te laten werken en gebruiken ze niet voor eigen doelen. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze algemene voorwaarden. Heb je vragen over inhoud die een klant van ons over jou heeft geplaatst, neem dan contact op met die organisatie; wij helpen de klant waar nodig om op je verzoek te reageren.

Afbeeldingen die een klant uploadt verkleinen en bijsnijden wij, hosten wij op signasys.nl en worden vanaf daar geladen in de nieuwsbrieven die de klant verstuurt. Als een nieuwsbrief met zo'n afbeelding bij jou aankomt en je e-mailprogramma de afbeelding laadt, ontvangt onze server daarbij je IP-adres en technische gegevens van je e-mailprogramma. Die gegevens komen alleen in onze technische logbestanden terecht (maximaal 30 dagen) en worden niet gebruikt om je te volgen of om open- of klikgedrag te meten. Signasys plaatst geen trackingpixels in nieuwsbrieven.

Signasys verstuurt de nieuwsbrieven van klanten niet zelf en beschikt niet over de adressenlijsten van klanten. De verzending gebeurt door de klant via Mailchimp, een product van Intuit Inc. waarmee Signasys niet is verbonden; daarvoor geldt het privacybeleid van Mailchimp en van de klant.

Ontvangers en subverwerkers

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, tenzij zij voor de betreffende verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

• Hosting: de applicatie, de website, de database, de afbeeldingen en de back-ups staan op een door Signasys beheerde server in een datacenter in Nederland. Alleen de beheerder van Signasys heeft beheertoegang.
• Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon SES, regio Frankfurt, EU): verzending van transactionele systeem-e-mail vanuit de applicatie, zoals uitnodigingen voor gebruikers, wachtwoordherstel en testmails.
• Google Ireland Limited (Google Workspace): onze zakelijke mailbox support@signasys.nl, waarin contactaanvragen en supportcorrespondentie binnenkomen.
• Google Ireland Limited (Google Analytics 4 via Google Tag Manager): statistieken over het gebruik van de publieke website, uitsluitend na jouw toestemming via de cookiebanner, met verkort IP-adres, zonder Google Signals en zonder koppeling met advertentiediensten. De gegevens worden in Google Analytics 14 maanden bewaard. In de applicatie zelf gebruiken we geen Google Analytics.
• Overheidsinstanties, toezichthouders of rechterlijke instanties, uitsluitend wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze servers staan in Nederland en Amazon SES gebruiken wij in de regio Frankfurt. Bij de diensten van Google kan het voorkomen dat gegevens worden verwerkt in de Verenigde Staten of in andere landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld voor ondersteuning of opslag. Voor die doorgifte gelden het EU-US Data Privacy Framework, op grond waarvan de Europese Commissie heeft vastgesteld dat gecertificeerde Amerikaanse bedrijven een passend beschermingsniveau bieden, en daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie die wij met Google hebben gesloten. Een kopie van die bepalingen kun je opvragen via support@signasys.nl.

Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, of zo lang als de wet voorschrijft. De concrete termijnen staan in de tabel hierboven. Samengevat: contactaanvragen 24 maanden, klant- en factuurgegevens 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht, accountgegevens tot drie maanden na het einde van de overeenkomst, beveiligingslogboeken 12 maanden, technische logbestanden 30 dagen en supportcorrespondentie maximaal 2 jaar. Na afloop van een termijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Van de applicatie maken wij elke nacht een back-up, die we 30 dagen bewaren. Gegevens die uit de applicatie zijn verwijderd, verdwijnen daarom uiterlijk 30 dagen later ook uit de back-ups. Back-ups gebruiken we alleen om de dienst te herstellen na een storing.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Onder meer:

• Alle verbindingen met de website en de applicatie zijn versleuteld met TLS.
• Wachtwoorden slaan we uitsluitend op als hash met argon2id; wij kunnen je wachtwoord niet lezen.
• Tweestapsverificatie met een authenticator-app is beschikbaar en kan door beheerders verplicht worden gesteld per gebruiker, per organisatie of voor iedereen.
• Sessies verlopen automatisch na een periode van inactiviteit of na een vaste maximale duur.
• De gegevens van iedere organisatie zijn afgeschermd van die van andere organisaties, met toegangscontrole op basis van rollen.
• Het aantal inlogpogingen is beperkt om het raden van wachtwoorden tegen te gaan.
• Inlog- en beveiligingsgebeurtenissen worden gelogd en 12 maanden bewaard.
• Elke nacht maken we een back-up, die 30 dagen wordt bewaard.
• De servers staan in een datacenter in Nederland en alleen de beheerder van Signasys heeft beheertoegang.

Cookies

Op signasys.nl gebruiken wij functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de website en de applicatie, en uitsluitend na jouw toestemming analytische cookies van Google Analytics. Welke cookies dat zijn, hoe lang ze bewaard blijven en hoe je je keuze aanpast, lees je in onze cookieverklaring op signasys.nl.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: je mag weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken en daarvan een kopie krijgen.
• Rectificatie: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Wissing: je mag ons vragen je gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld als ze niet meer nodig zijn of je je toestemming intrekt, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je mag ons vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld terwijl we een bezwaar beoordelen.
• Overdraagbaarheid: gegevens die je zelf aan ons hebt verstrekt en die wij op grond van je toestemming of een overeenkomst verwerken, mag je in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerkingen die op ons gerechtvaardigd belang zijn gebaseerd. Wij staken de verwerking dan, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen.
• Intrekken van toestemming: toestemming die je hebt gegeven, bijvoorbeeld voor analytische cookies, mag je op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Zo oefen je je rechten uit

Stuur je verzoek naar support@signasys.nl. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we je vragen je identiteit aannemelijk te maken, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe of veel verzoeken kunnen we die termijn met twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen de eerste maand weten. Het uitoefenen van je rechten is kosteloos, tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Gaat je verzoek over gegevens die een klant van ons in de applicatie heeft gezet, bijvoorbeeld een foto in een nieuwsbrief of een account dat je werkgever voor je heeft aangemaakt, dan sturen we je verzoek door naar die klant, omdat die daarover beslist als verwerkingsverantwoordelijke. We laten je weten dat we dat hebben gedaan.

Signasys neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor je hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Wij maken geen profielen van bezoekers of gebruikers en verkopen geen gegevens.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag via support@signasys.nl, zodat we het samen kunnen oplossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen van deze verklaring en contact

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienst of de wet verandert. De actuele versie staat altijd op signasys.nl, met de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen die klanten of gebruikers raken, informeren we hen per e-mail. Dit is versie 1.0 van 13 oktober 2026.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar support@signasys.nl of schrijf naar IMFUEL, Capelle aan den IJssel.